Laatujohtamiseen erikoistunut Juhani Anttila tarkasteli organisaatioita laadun, buddhalaisuuden, prosessien ja struktuurien kautta. Hänellä oli mielenkiintoinen hyvin pelkistetty malli, jolla hän tarkasteli organisaatioiden toimintaa kahdesta suunnasta. Toisessa ääripäässä mallin akselia oli Prosessi ja toisessa päässä Struktuuri.

Prosessimallin mukaan toimiva organisaatio edusti avointa, elävää, dynaamista ja oppivaa yhteisöä joka pyrki eteenpäin toiminnan kautta. Struktuuri puolestaan edusti suljettua, pysähtynyttä, säilyttävää ajatusmallia, joka ei niinkään pyrkinyt toimintaan.

Onko prosessi- vai struktuurimalli parempi uuden verkoston luomiseen?

Anttila lähti siitä, että uudet business-verkostot syntyvät parhaiten ihmisten omista verkostoista. Näistä verkostoista osa jalostuu liiketoimintaa tukeviksi yhteistoimintamuodoiksi ajan myötä.

Verkoston syntymistä auttaa avoin, dynaaminen ja oppiva prosessimallin mukainen toiminta, joka löytää suuntansa sitä mukaa kun ihmiset siinä toimivat. Jos ylhäältä käskytetään liian tarmokkaasti suunnitelmia jäsenille, koko hommasta voikin tulla orjaverkosto.

Verkostostrategiaa VTT:n tapaan

Entä strategia? Täytyyhän verkoston jäsenten tietään mihin ovat ryhtyneet ja mitä ovat tekemässä?

Sitä puolestaan on pohdittu VTT:llä, joka on julkaissut kirjan ja oppaita verkostoitumiseen.

VTT lähestyy verkostoja strategia ja struktuuri edellä. Vaikka VTT:n verkostot ovatkin tilaaja/alihankkijasuhteiden pohjalta syntyneitä yhteisöjä, yritysten välisen yhteistoiminnan haasteissa on paljon samaa muissakin yhteistyömuodoissa. Väistämättä tosin mieleen tulee Nokia ja sen lähellä olevien alihankkijoiden verkko joka puolella maailmaa.

Jokainen verkosto hakee oman mallinsa, mutta Juhani Anttilan kutsu “Vapautukaa verkostoihin!” (ja murtakaa organisaatioidenne kahleet) voisi sopia hyvin lähtökohdaksi mille tahansa uudelle hankkeelle.

Yrityksissä Wiki-teknologiaa voidaan käyttää esimerkiksi projektityössä. Projektiryhmä luo itselleen sivuston, jonne he kirjaavat suunnitelmat, tallentavat dokumentit, keskustelevat toteutuksesta, väittelevät aikataulusta, valittavat resursseista, ja iloitsevat projektin etenemisestä.

Monelle tulee mieleen, että juuri noinhan Lotus Notes, projektinhallintaohjelmisto, sähköpostijakelulistat, tai ihan oikeat naamatusten käydyt keskustelut toimivat – pidetään asiaan kuuluva porukka ajan tasalla. Wiki-teknologian käytöllä asiat voidaan laittaa organisaation sisällä jakoon ja vielä tehdä mahdolliseksi se, että muutkin voivat osallistua esimerkiksi suunnitelman arviointiin.

Itsekin Wiki-teknologiaa suuren organisaation sisäisen projektin suunnitteluun ja tiedon jakamiseen käyttäneenä huomasin suurimmaksi hyödyksi sen, että sillä saa nopeasti jotakin aikaiseksi jonka päälle voi rakentaa. Kun aloitimme kolleegan kanssa Wiki-projektin, sovimme asiat (sivut) joita kummankin piti sivustoon luoda. Näin tehtiin.

Sen jälkeen kumpikin sai korjata toisen sivuja. Se oli meidän tiimimme tehokkain prosessi – kollegan keskeneräisen työn parantaminen ja korjailu.

Tämän kiteytti Ambientia Oy:n Juha Pihlaja Hämeenlinnassa 15.1.2009 järjestetyssä Wiki-seminaarissa erinomaisesti: keskeneräisyys on sallittu ja sitä on siedettävä.

Kun uskaltaa laittaa keskeneräisen asian muiden arvioitavaksi, lopputulos voi olla parempi ja tulos voi syntyä nopeammin jos sitä olisi hautonut omassa mielessään (omasta mielestä) valmiiksi asti.